Digitaler Wandel in der eigenen Organisation heißt: mit der Zeit zu gehen, Prozesse digital neu zu gestalten und dabei gleich zu optimieren. Das greift zwangsläufig tief in gewohnte Strukturen und die Organisationskultur ein. Welche Rahmenbedingungen, welche Vorgehensweisen können zum Gelingen eines solchen Organisationswandels beitragen? Joël Dunand, Geschäftsführer der Paritätischen Mitgliedsorganisation STIBB und freiberuflicher Organisationsberater, gab uns beim Digi-Dienstag im Juli Einblicke in seine Erfahrungen.
Joël Dunand ist zu Besuch beim monatlichen Paritätischen Digi-Dienstag, einem Format zur Weiterbildung von sozialen Organisationen rund um Digitalisierung, digitale Kommunikation und virtuelle Zusammenarbeit. Er wird den 80 Teilnehmenden heute erzählen, wie die digitale Transformation ihrer Organisation gelingen kann. Als freiberuflicher Organisationsberater und Geschäftsführer eines Vereins hat er schon einiges an Erfahrung im Gepäck. Er kennt die nötigen Schritte hin zum digitalen Verein genauso gut wie die Hürden und Fallstricke im Prozess.
Die Kernfrage, die sich jede Organisation im Laufe ihres digitalen Wandels immer wieder stellen und evaluieren sollte, ist: Welche Bedürfnisse und Ziele haben wir für die digitale Transformation? Dabei geht die Fragestellung weit über die teilweise pandemie-erzwungenen Kommunikationslösungen hinaus und kann letztlich alle Organisationsbereiche betreffen.
Die Digitalisierung erfordert eine gründliche Planung und eine klare Vorstellung davon, welche Daten und Prozesse im Rahmen des Wandels benötigt werden. Was ist der Status quo? Sind beispielsweise schon digitale Angebote für die Arbeitszeiterfassung, Abwesenheiten und Lohnabrechnung vorhanden? Welche Prozesse können zukünftig vereinfacht und digitalisiert werden? Möchten Sie beispielsweise Tools für das Onboarding von neuen Mitarbeitenden?
Bei allen Bestrebungen, die eigene Organisation zu modernisieren, sollte keinesfalls zum Selbstzweck digitalisiert werden. Die Digitalisierung soll einen echten Mehrwert für die Arbeit bringen, denn ein schlechter Prozess wird durch dessen Digitalisierung nicht zwangsläufig besser. Daher sollten die Bedürfnisse und Anforderungen der Organisationen genau analysiert werden, um den aktuellen Zustand zu verbessern
Anhand des Schaubilds können die verschiedenen Bereiche einer Organisation Schritt für Schritt analysiert werden.
So schauen Sie sich jeden vorhandenen Prozess, jeden Baustein Ihrer Organisation nacheinander an, hinterfragen ihn und denken ihn anhand Ihrer zukünftigen Bedarfe weiter.
Ein besonderes Augenmerk sollte auf die Zusammenarbeit und Kommunikation gelegt werden. Was brauchen diese, um in einem geschützten Raum zusammenarbeiten zu können und Daten auszutauschen? In der Beratungspraxis hat sich beispielsweise gezeigt, dass ein gesicherter Online-Zugang für Mitarbeitende und Klient*innen für die alltägliche Arbeit hilfreich ist. So können alle Beteiligten jederzeit auf alle Informationen und Daten zugreifen, die sie für Ihre Arbeit benötigen. Viele Organisationen nutzen zum Beispiel bereits digitale Klient*innenakten.
Eine Frage, die sich alle Organisationen stellen sollten, ist: Wenn ich heute eine Softwarelösung für interne Kommunikation nutze, kann ich diese auch nach außen hin erweitern, um mit meinen Klienten in Austausch zu treten? Besonders relevant wird dieser Aspekt durch die zunehmende Bedeutung von mobiler Arbeit und Home Office sowie den steigenden Bedarf der Klient*innen, soziale Dienste auch digital ansprechen bzw. nutzen zu können:
- Wenn ich beispielsweise Microsoft Teams für die interne Kommunikation einführe, habe ich auch daran gedacht, es nach außen zu erweitern, um mit Klient*innen in Kontakt treten zu können?
- Kann ich mit meinen Klient*innen heute oder in naher Zukunft in den Austausch treten und kommunizieren, wenn ich mich im Homeoffice befinde?
- Brauche ich zukünftig digitale Angebote für meine Klient*innen? Habe ich dafür die nötige Infrastruktur?
Welche Daten muss die Organisation außerdem an extern herausgeben? Braucht es etwa eine Rechnungslegung, eine tabellarische Abrechnung oder müssen dem Kostenträger die Arbeitszeiten der Mitarbeitenden dargestellt werden?
Ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung ist das Dokumentenmanagement. Welche Daten sind hier relevant und wo sollen sie verwaltet werden? Ein gut strukturiertes Dokumentenmanagementsystem ermöglicht beispielsweise einen reibungslosen Austausch, digitale Signaturen und die Freigabe von Dokumenten.
Die Einführung digitaler Lösungen in der Organisation kann eine anspruchsvolle Aufgabe sein, insbesondere wenn komplexe Prozesse standardisiert werden müssen. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass eine behutsame und schrittweise Umsetzung, die die Bedürfnisse der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter einbezieht, zum Erfolg führen kann.
Ein wichtiger Faktor bei der Digitalisierung ist auch die Integration von Mitarbeitenden, die möglicherweise weniger technikaffin sind. Die Sensibilisierung und Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind entscheidend, um die neuen Tools und Prozesse sinnvoll nutzen zu können. Die Erfahrungen und das Wissen der gesamten Belegschaft sollte dabei wertgeschätzt und in den Veränderungsprozess eingebunden werden.
Die Digitalisierung birgt viele Chancen, will aber behutsam gestaltet werden. Es liegt an uns, die Chancen zu ergreifen und die Herausforderungen gemeinsam zu meistern. Um den Weg erfolgreich zu gestalten, kann es hilfreich sein, Erfahrungen und Best Practices auszutauschen. Der Blick über den Tellerrand und der Austausch mit anderen Organisationen können neue Perspektiven und Lösungsansätze bieten.
Weitere Details finden sich im Protokoll zur Veranstaltung.
Jeder dritte Dienstag ist Digi-Dienstag!
Jeden dritten Dienstag im Monat bietet #GleichImNetz geballtes Digitalisierungswissen: Markiert Euch den Tag gleich schon mal rot-blau in Euren Monatsübersichten. Einen ganzen Tag lang erwarten Euch verschiedenste Informations- und Diskussionsangebote, aus- und angerichtet nach Euren Wünschen. Bei unseren 1 - 1,5 stündigen Veranstaltungshäppchen, verteilt über den ganzen Tag, ist für jede*n was dabei.
